Hoe moet het projectarchief worden bewaard na 3 maanden na sluiting?

Om de archief van het project op te slaan, dat 3 maanden na sluiting bewaard moet blijven, is het het beste om een gecentraliseerde en betrouwbare opslag te gebruiken met toegangscontrole en herstelmogelijkheden. Opties:

• Cloudopslag (bijvoorbeeld Google Drive, OneDrive, bedrijfsclouds) met een duidelijke mappenstructuur en toegangsrechten.
• Documentbeheersystemen (DMS), die het mogelijk maken om archieven op te slaan, te indexeren en snel te vinden.
• Lokale servers met back-up — als het beleid van het bedrijf vereist dat gegevens intern worden opgeslagen.

Het is belangrijk om te zorgen voor:

• Duidelijke markering en documentatie van het archief.
• Regelmatige back-ups.
• Toegangscontrole om te voorkomen dat het archief per ongeluk wordt verwijderd of gewijzigd.

Voorbeeld: Maak een aparte map "Project_Archive_Closed_YYYYMMDD" in de cloudopslag, stel de rechten alleen in voor verantwoordelijke personen en informeer het team over de bewaartermijnen.