Cos'è un piano di gestione delle comunicazioni?

Il Piano di Gestione delle Comunicazioni è un documento nella gestione dei progetti che descrive come sarà organizzata la comunicazione tra tutti i partecipanti al progetto.

Include:

• Obiettivi della comunicazione: quali messaggi devono essere trasmessi e con quale scopo.
• Canali e mezzi di comunicazione: email, messaggistica, incontri, rapporti, ecc.
• Frequenza e calendario delle comunicazioni: quando e con quale frequenza si terranno riunioni, invii, ecc.
• Responsabili della comunicazione: chi è responsabile della preparazione e trasmissione delle informazioni.
• Pubblico: chi riceve quali informazioni.
• Formati e standard dei messaggi: modelli di rapporti, protocolli di incontri.

Esempio: in un progetto si può decidere di tenere riunioni quotidiane via videoconferenza, rapporti settimanali via email e incontri mensili con il cliente. Queste sono registrate nel piano affinché tutti i partecipanti comprendano come e quando avviene lo scambio di informazioni.