Τι είναι το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών;

Το Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνιών είναι ένα έγγραφο στη διαχείριση έργων που περιγράφει πώς θα οργανωθεί η επικοινωνία μεταξύ όλων των συμμετεχόντων του έργου.

Περιλαμβάνει:

• Στόχοι επικοινωνίας: ποια μηνύματα πρέπει να μεταδοθούν και με ποιο σκοπό.
• Κανάλια και μέσα επικοινωνίας: email, μηνυτές, συναντήσεις, αναφορές κ.λπ.
• Συχνότητα και χρονοδιάγραμμα επικοινωνιών: πότε και πόσο συχνά θα πραγματοποιούνται συναντήσεις, αποστολές κ.λπ.
• Υπεύθυνοι επικοινωνίας: ποιος είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία και μετάδοση των πληροφοριών.
• Κοινό: ποιος λαμβάνει ποια πληροφορία.
• Μορφές και πρότυπα μηνυμάτων: πρότυπα αναφορών, πρωτόκολλα συναντήσεων.

Παράδειγμα: σε ένα έργο μπορεί να αποφασιστεί η διεξαγωγή καθημερινών συναντήσεων μέσω βιντεοκλήσεων, εβδομαδιαίων αναφορών μέσω email και μηνιαίων συναντήσεων με τον πελάτη. Αυτό καταγράφεται στο σχέδιο ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να κατανοούν πώς και πότε γίνεται η ανταλλαγή πληροφοριών.