Wat zijn RFP, RFI, RFQ?

RFP, RFI en RFQ zijn typen documenten die worden gebruikt in het inkoopproces en bij het selecteren van leveranciers:

• RFI (Request for Information) — verzoek om informatie. Wordt gebruikt in de vroege fasen, wanneer de klant algemene informatie wil verkrijgen over mogelijke oplossingen, technologieën of leveranciers. Dit is geen aankoopverplichting, maar het verzamelen van gegevens voor de besluitvorming.

• RFP (Request for Proposal) — verzoek om voorstellen. De klant beschrijft zijn eisen en vraagt leveranciers om gedetailleerde voorstellen, inclusief technische oplossingen, tijdschema's, kosten en voorwaarden. Wordt gebruikt wanneer de beste oplossing uit meerdere opties moet worden gekozen.

• RFQ (Request for Quotation) — verzoek om offerte (prijzen). Wordt meestal toegepast wanneer de technische eisen al duidelijk zijn gedefinieerd, en prijzen en leveringsvoorwaarden nodig zijn voor vergelijking en selectie van een leverancier.

Voorbeeld:

Het bedrijf wil een nieuw CRM-systeem implementeren. Eerst verstuurt het een RFI om te begrijpen welke oplossingen op de markt beschikbaar zijn. Vervolgens stelt het op basis van de verzamelde informatie een RFP op met gedetailleerde eisen en vraagt leveranciers hun voorstellen in te dienen. Na het selecteren van de meest geschikte opties, verstuurt het een RFQ om kosten en voorwaarden te verduidelijken.