Kuidas hoida projektiarhiivi pärast 3 kuud pärast sulgemist?

Säilitamaks projektiarhiivi, mida tuleb säilitada 3 kuud pärast sulgemist, on kõige parem kasutada tsentraliseeritud ja usaldusväärset salvestuskohta koos juurdepääsukontrolli ja andmete taastamise võimalusega. Valikud:

• Pilvesalvestus (näiteks Google Drive, OneDrive, ettevõtte pilved) selge kaustastruktuuri ja juurdepääsuõigustega.
• Dokumentide haldamise süsteemid (DMS), mis võimaldavad arhive säilitada, indekseerida ja kiiresti leida.
• Kohalikud serverid koos varukoopiate tegemisega — kui ettevõtte poliitika nõuab andmete sisemist säilitamist.

Oluline on tagada:

• Selge märgistamine ja dokumenteerimine arhivist.
• Regulaarne varukoopiate tegemine.
• Juurdepääsukontroll, et arhiv ei saaks juhuslikult kustutatud või muudetud.

Näide: Looge pilvesalvestuses eraldi kaust "Project_Archive_Closed_YYYYMMDD", seadistage õigused ainult vastutavatele isikutele ja teavitage meeskonda säilitamise tähtaegadest.