Όταν περιγράφεις απαιτήσεις ή διαδικασίες — εννοείς τις διαδικασίες AS-IS (πώς είναι) ή TO-BE (πώς θα είναι); Ποια εργαλεία χρησιμοποιείς; Ποιο είναι το artefact αυτών των εργασιών από την άποψη του αναλυτή συστημάτων;

Κατά την περιγραφή των απαιτήσεων και των διαδικασιών, είναι σημαντικό να κατανοούμε σαφώς τι πρέπει να τεκμηριωθεί:

• AS-IS — τρέχουσες διαδικασίες και κατάσταση του συστήματος, όπως είναι τώρα.
• TO-BE — επιθυμητή κατάσταση, πώς πρέπει να λειτουργούν οι διαδικασίες μετά τις αλλαγές.

Συνήθως, καταγράφουν πρώτα το AS-IS για να κατανοήσουν την αρχική κατάσταση, και στη συνέχεια αναπτύσσουν το TO-BE — το επιθυμητό μοντέλο.

Για αυτό, χρησιμοποιούνται διάφορα εργαλεία:

• Διαγράμματα BPMN για την περιγραφή των διαδικασιών.
• Διαγράμματα περιπτώσεων χρήσης και User Stories για τις απαιτήσεις.
• Πίνακες απαιτήσεων και προδιαγραφές.
• Εργαλεία μοντελοποίησης (π.χ., Enterprise Architect, Draw.io).

Τα αρχεία του αναλυτή συστημάτων είναι η τεκμηρίωση που αντικατοπτρίζει αυτά τα μοντέλα:

• Περιγραφές των διαδικασιών AS-IS και TO-BE.
• Απαιτήσεις συστήματος (λειτουργικές και μη λειτουργικές).
• Διαγράμματα και σχήματα.
• Τεχνικές προδιαγραφές ή απαιτήσεις για τους προγραμματιστές.

Αυτά τα αρχεία αποτελούν τη βάση για την επικοινωνία μεταξύ επιχειρήσεων και ομάδας ανάπτυξης.